Team Assistenz / Assistenz der Geschäftsführung / Office Management (w/m/d)
Team Assistenz / Assistenz der Geschäftsführung / Office Management (w/m/d)
ARTTIC Innovation GmbH, ansässig in München, ist die deutsche Schwesterfirma der ARTTIC SAS. Seit der Gründung im Jahr 1987 konnten wir mehr als 400 Verbundprojekte im Bereich Forschung & Entwicklung erfolgreich aufsetzen und managen. Dazu zählen Projekte unter den EU-Forschungsrahmenprogrammen 2 bis zum Rahmenprogramm Horizont Europa. ARTTIC Innovation GmbH bündelt die deutschen Unternehmungen der Firma, die seit 2006 kontinuierlich auf- und ausgebaut wurden. Das Serviceangebot der ARTTIC Innovation GmbH umfasst professionelle Beratung und Unterstützung in allen Bereichen des Innovationsprozesses: von der Formulierung der Projektidee und des Konzepts, der Suche nach dem geeigneten Förderprogramm und dem Schreiben des Antrags, zum Projektmanagement und der Verwertung der Projektergebnisse. Anträge und Unterstützung für die steuerliche Forschungsförderung auf nationaler Ebene im Rahmen des Forschungszulagengesetzes, bilden ein neues und komplementäres Angebot. ARTTIC Innovation GmbH ist eine Tochtergesellschaft der PNO Gruppe, dem europäischen Markführer für die spezialisierte Beratung zu Innovations- und Fördermaßnahmen.
Für unseren Hauptsitz in München (Büro zentral gelegen) suchen wir eine Team Assistenz / Assistenz der Geschäftsführung / Office Management (w/m/d)
Die Stelle umfasst die Unterstützung eines Teams von knapp 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie der Geschäftsführung. Wir sind im Projektmanagement und Marketing von EU-geförderten Forschungsprojekten als auch in der Entwicklung von Förderanträgen federführend tätig. Unsere Kunden kommen aus Forschung und Industrie in den Bereichen Gesundheitswesen, Energie, Transport und Klima.
Hauptverantwortlichkeiten
- Assistenz der Geschäftsführung
- Personalsachbearbeitung
- Erste/r Ansprechpartner/in für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Erste/r Ansprechpartner/in für die Büroorganisation (Büromaterialen, Hardwarebestellungen, Anfragen des Vermieters mit Rücksprache Geschäftsführung)
- Büroadministration: Rechnungen verarbeiten, Telefonzentrale, allgemeiner Schriftverkehr mit Kolleginnen, Kollegen und Kunden, Empfang von Kunden
- Postbearbeitung (Empfang / Versand, Sortieren, Öffnen, Bearbeiten und Verteilen)
- Spesenabrechnungen
- Unterstützung des Controllings bei der Buchhaltung
- Reiseorganisation
- Meetingvorbereitungen vor Ort in München (Meetingraum für 18 Personen)
Ihr Profil
- Kaufmännische Berufsausbildung, Fremdsprachenkorrespondent/in
- Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung von Vorteil
- Englisch fließend (Arbeitssprache Englisch und Deutsch)
- Fortgeschrittene Computerkenntnisse: MS Outlook, Word, PowerPoint und Excel
Ihre Stärken als Team Assistenz
- Sie sind selbständig und stets um die Qualität Ihrer Arbeit bemüht
- Sie sind dienstleistungsorientiert
- Sie achten auf Details und sind gut organisiert
- Sie verfügen über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und sind in der Lage, mit Kollegen und Kunden in verschiedenen Ländern zu kommunizieren.
Was können wir anbieten
- Attraktive Arbeitsbedingungen in einem intelligenten und freundlichen Team
- Ein internationales Arbeitsumfeld und ein umfangreiches Kundenportfolio
- Eintrittstermin: ab sofort
- Unbefristete Stelle in Vollzeit (40 Stunden), Teilzeit (z.B. 80%) möglich
- Teilweise Homeoffice möglich
- 30 Tage Jahresurlaub
- Steuerfreie Zusatzleistungen
- Mobiltelefon auch zur privaten Nutzung
Ihr Kontakt zu uns
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Sie erkennen sich in diesem Profil wieder und fühlen sich von unserem Unternehmen und der Position angesprochen? Dann senden Sie uns bitte Ihre aussagekräftige Bewerbung (fundiertes Anschreiben und beruflicher Werdegang, Zeugnisse) ausschließlich online. Wir behandeln Ihre Bewerbung streng vertraulich.
Hinweis
Werbeanrufe von Personalvermittlern, Jobplattformen usw. sind grundsätzlich unerwünscht.
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